Prince2

Prince2 — это главный стандарт проектного менеджмента в Великобритании. Его также с успехом применяли в США, Канаде, Австралии, странах Европы.

Сильными сторонами этой методологии является гибкость, усиленный контроль над проектом, четкое распределение обязанностей между членами команды.

Методология Prince2 была создана в государственном секторе, но получила ювелирную огранку благодаря представителям бизнеса. 150 частных компаний, а также опытные проектные менеджеры оставляли свои отзывы, которые воплощались в важные улучшения.

Трехуровневое управление

Каждый проект вызывает три разных ожидания. Заказчик видит в голове готовый результат и как он принесет ему выгоду. Исполнитель думает о вызовах, которые его ждут. Где-то находится незримый пока потребитель, мнение которого надо предугадать — как он воспримет изменения или новый продукт.

Эти три точки зрения становятся цельным треугольником благодаря управляющему органу в Prince2 — Проектному комитету. В него входят Заказчик, Старший пользователь и Старший исполнитель.

Им подчинен Проектный менеджер. Проектный комитет наделен ответственностью, он проверяет на каждом этапе, насколько соблюдаются интересы бизнеса, потребителей и исполнителей. Власть и ресурсы передают Проектному менеджеру.

Его работа начинается после утверждения Внутреннего документа проекта.

Принесет ли это выгоду? — спрашивает Заказчик.

Как это используют потребители? — задается вопросом Старший пользователь, представляющий их интересы.

Осуществимо ли это? — озадачен Старший исполнитель.

Получил ли я нужные ресурсы и информацию? Довольны ли моей работой на данном этапе? — кружатся роем вопросы в голове Проектного менеджера.

Устройство методологии Prince2

Чтобы создать в голове быструю схему — Prince2 что это и как работает, очень удобно выделить три «семерки»: 7 компонентов, 7 процессов и 7 принципов. Все они должны вписываться в 6 ограничений: время, деньги, риски, выгоды, качество и содержание проекта.

Вот пример, как Prince2 методология обосновывает эти ограничения. Мы хотим увеличить производство нашей продукции и улучшить тем самым свою прибыль от продаж — получить выгоду. Мы строим новый завод и готовимся к рискам. Уложиться нужно в определенное время, так как уже запланирован выход на рынок, либо в другое время года строительство затянется. И тогда потребуется больше денег, особенно, если мы неправильно рассчитали расходы — но бюджет-то ограничен. Нам нужны определенные материалы, продукты, и исполнители с конкретными навыками — это содержание проекта. Эти ресурсы и услуги должны быть нужного нам качества, иначе продукция выйдет дороже или хуже, чем у конкурентов.

Компоненты методологии

• Обоснование проекта. Детально обдумайте, стоит ли его запускать, получится ли сделать и какими методами. Если первый «зеленый свет» загорелся, то дальше анализируйте стоимость проекта, время его выполнения и поджидающие рисках.

• Организация. ПК контролирует работу ПМ и сам отчитывается КМ.

• Планы. Составляйте на разных стадиях проекта. Одно из свойств Prince2 — планирование на основе Характеристик продукта: почему его создают, какие материалы или навыки нужны. Это позволяет сразу сосредоточиться на нужном результате, а не вносить потом поспешные изменения.

• Контроль. Убедитесь на данном этапе, что проект соответствует заданным критериям, на него не уходит больше времени и денег, чем планировалось, и шансы довести дело до победного конца — также высокие.

• Управление рисками. Проведите заранее риск-анализ, или неприятные неожиданности вас как следует встряхнут.

• Качество. Потребитель должен получить именно тот продукт, который описывался в Характеристиках. Изменения. Они, как и риски, неизбежны: подготовить полностью предсказуемый проект едва ли возможно. На каком-то этапе оказывается, что производство требует больше ресурсов, исследования затянулись, ваша команда не работает слаженно. Надо ли менять план, или это временные заминки — решение должно приниматься в пользу проекта.

Принципы

• На каждом этапе проверяйте, остается ли проект целесообразным.

• Учитесь на ошибках. Записывайте их в отдельный список, чтобы не допустить на следующей стадии и в следующем проекте.

• Четко указывайте роли и обязанности.

• Управляйте поэтапно. Даже очень сложные проекты можно довести до конца, если следовать схеме процессов.

• Управляйте по необходимости. Нет нужды в постоянных встречах с командой или стоять у подопечных над душой — им достаточно раздать исчерпывающие задания. Вмешивайтесь тогда, когда нарушаются одно из шести ограничений.

• Сосредоточьтесь на продукте. Каждый этап нужно завершить промежуточным результатом, чтобы убедиться, что вы идете в правильном направлении и не отходите от плана.

• Проявляйте гибкость. Если составление документов о проделанной работе занимает неоправданно много времени, то можно просто отчитаться устно перед комитетом или прислать им электронное письмо. Сам ПК тоже способен упростить себе жизнь, если тема касается только одного из его членов. Тогда вместо голосования можно просто довериться тому, кому ближе вопрос — заказчику, старшему исполнителю или старшему пользователю.

Процессы Prince2

• Начало проекта. Создайте ПК.

• Инициирование проекта. ПК и ПМ составляют «контракт» — Внутренний документ проекта. В нем прописывают ключевые, но общие детали проекта. На этом этапе вы должны иметь представление, как будет проходить работа в целом.

• Управление проектом. Как изображено на схеме выше, этот процесс располагается выше других и взаимодействует с ними. Это единственный этап, в котором принимает участие ПК — остальные отданы ПМ и его команде. Все Prince2 процессы «замыкаются» на «Управление проектом».

• Контроль над стадиями. ПМ принимает текущую работу, вносит по необходимости изменения, решает возникшие проблемы или сообщает о серьезных трудностях ПК.

• Управление командой. ПМ раздает поручения подопечным и следит за тем, чтобы выполняли работу согласно плану.

• Переход на следующий этап. Убедитесь, что процесс выполнен в рамках плана, и утвердите переход на следующий уровень с ПК. Также запишите те уроки, которые были вынесены на данном этапе: что не просчитали, чему нужно уделить больше внимания и времени, как лучше мотивировать исполнителей.

• Закрытие проекта. Сделанная работа должна устраивать заказчика и потребителей, а конечный результат уже можно использовать.

Преимущества и недостатки Prince2

За

• Сильные стороны методологии мы уже частично выявили ранее. Она отличается ясным управлением благодаря структуре, где каждый знает, чем ему заниматься.

• Участников процесса не держат в нервном состоянии из-за постоянных «планерок». Проектный менеджер вмешивается только тогда, когда поступают тревожные сигналы — команда вышла за рамки ограничений, и нужно либо возвращаться, либо вносить изменения.

• Проектный комитет представляет интересы бизнеса, потребителей и исполнителей, поэтому решения принимаются сбалансированно. Если не забывать к тому же про принципы Prince2, то всегда останетесь рядом с «центром тяжести» проекта.

• Prince2 — надежная методология, которая дает серьезные гарантии успеха. Она постоянно обновляется с учетом опыта последних проектов, у нее большое сообщество пользователей и качественная техническая поддержка.

• Prince2 была создана для масштабных государственных проектов, но благодаря своей гибкости теперь служит и бизнесу. Методология легко связывает разные отделы. Ее также можно использовать с другими методологиями: MSP (Управление успешными программами) и ITIL — библиотекой для управления IT-услугами.

Против

• К недостаткам Prince2 можно отнести то, что иногда она плохо годится для мелких проектов. Когда необходима гибкость, постоянно меняются требования — методология не даст желаемого результата. Коллеги не успеют среагировать на перемены заполняя пачки отчетов и списков ошибок.

• Иногда слабым местом методологии считают ее ограниченное использование — Prince2 заявил о себе в основном в англоязычных странах.

• Начинающие проектные менеджеры могут запутаться в терминах, и тогда замедлится работа всей организации.

• Более опытные проектные менеджеры отмечают, что Prince2 плохо раскрывает навыки «мягкого менеджмента» — управления конфликтами и общения с руководством проекта. Также метод Prince2 обвиняют в том, что он предоставляет больше внимания отчетам, нежели лидерству. А это может привести к плохой работе команды, когда с ее членами общаются недостаточно или слабо их мотивируют.

Ссылки

• PRINCE2. Британский принц проектного менеджмента